國標(biāo) --文書檔案案卷格式（GB/T 9705-2008）

文書檔案案卷格式（GB/T 9705-2008）

1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文書檔案案卷格式的基本內(nèi)容，并對其構(gòu)成和填寫方法提出要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于我國各級檔案館(室)和文書處理部門。��

2 術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

2.1 文書檔案

反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。

2.2 案卷

  由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

3 案卷卷皮格式��

文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。��

3.1 硬卷皮格式��

3.1.1 硬卷皮外形尺寸��

封面尺寸規(guī)格采用310mm×220mm。��

封底尺寸同封面尺寸。��

封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。��

卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。��

用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌（見附錄A）。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。��

3.1.2 案卷封面項目��

封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸（見附錄B）。��

3.1.3 封面項目的填寫方法��

3.1.3.1 全宗名稱��

全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“河北省人民政府人事局”簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”等。

3.1.3.2 類目名稱��

類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。��

3.1.3.3 案卷題名��

案卷題名即案卷標(biāo)題，一般由立卷人自擬。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種。文字應(yīng)力求簡練、明確。��

3.1.3.4 時間：卷內(nèi)文件所屬的起止年月。��

3.1.3.5 保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。��

3.1.3.6 件、頁數(shù)：裝訂的案卷要填寫總頁數(shù)，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù)。��

3.1.3.7 歸檔號：填寫文書處理號，由立卷人填寫。��

3.1.3.8 檔號的編制��

封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。��

全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。��

目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。

案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。��

3.1.4 卷脊項目

卷脊項目包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號、歸檔號，其排列格式尺寸（見附錄C）。

3.2 軟卷皮格式��

使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。

3.2.1 軟卷皮外形尺寸��

軟卷皮設(shè)封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長寬為310mm×220mm的規(guī)格（見附錄D）。��

3.2.2 軟卷皮封面項目��

軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項目尺寸、位置（見附錄D）。

3.2.3 軟卷皮封二項目

軟卷皮封二印制項目包括：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、尺寸（見附錄E）。��

軟卷皮封二項目的填寫方法同4.4卷內(nèi)文件目錄填寫方法。��

3.2.4 軟卷皮封三項目

軟卷皮封三項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間，其尺寸位置（見附錄J）。

軟卷皮封三項目的填寫方法同5.3卷內(nèi)備考表填寫方法。��

3.3 卷盒格式��

3.3.1 卷盒外形尺寸

采用310mm×220mm(長×寬)，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口處中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒（見附錄F 圖F.1、圖F.2、圖F.3）。

3.3.2 卷盒封面和卷脊格式��

卷盒封面為空白面。��

卷脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。

其中起止卷號填寫××-×卷，其余項目的填寫方法同硬卷皮革是。各項目具體位置、尺寸（見附錄G）

3.4 填寫要求��

填寫案卷封面及卷脊時一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水字跡材料，字跡要求工整。��

4. 卷內(nèi)文件目錄格式

4.1目錄用紙幅面尺寸

采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(即長×寬為297mm×210mm)。��

4.2 頁邊與文字區(qū)尺寸��

卷內(nèi)目錄用紙上白邊(天頭)寬20±0.5mm��

卷內(nèi)目錄用紙下白邊(地腳)寬15±0.5mm��

卷內(nèi)目錄用紙左白邊(訂口)寬25±0.5mm��

卷內(nèi)目錄用紙右白邊(翻口)寬15±0.5mm（見附錄H）��

4.3 卷內(nèi)文件目錄項目

包括：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、尺寸（見附錄H）。��

4.4 卷內(nèi)文件目錄填寫方法��

4.4.1 順序號：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號，亦即件號。��

4.4.2 文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。��

4.4.3 責(zé)任者：對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個人，亦即文件的署名者。

機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者一般要著錄全稱，在全稱字?jǐn)?shù)太多的情況下可以著錄統(tǒng)一規(guī)范的通用簡稱，不得著錄“本市”“本局” 。個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄對檔案負(fù)有責(zé)任的職務(wù)、職稱或其他身份，并用“（  ）”表示。聯(lián)合行文的責(zé)任者，應(yīng)著錄列于首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，被省略的責(zé)任者用“［等］”表示，兩個責(zé)任者之間的間隔用“；”。

4.4.4 題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“[  ]”號。��

4.4.5 日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字。時間以8位數(shù)字表示，其中前4位表示年，中間2位表示月，后2位表示日，月日不足兩位的，前面補(bǔ)“0”。��

4.4.6 頁號：卷內(nèi)文件所在之頁的編號。��

4.4.7 單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁上端空白處，歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項（見附錄I）。��

4.4.8 備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。��

5. 卷內(nèi)備考表格式

5.1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁邊與文字區(qū)尺寸

均同卷內(nèi)目錄（見附錄J）。��

5.2 卷內(nèi)備考表項目

包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目具體位置、尺寸（見附錄J）。

5.3 卷內(nèi)備考表填寫方法��

5.3.1 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時間。��

5.3.2 立卷人：由責(zé)任立卷者簽名。��

5.3.3 檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。��

5.3.4 立卷時間：立卷完成的日期。��

6 案卷各部分的排列格式

6.1 使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：

案卷封面—卷內(nèi)文件目錄—文件—備考表—封底。��

6.2 使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)—文件—封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒保存。��

7. 文書檔案案卷格式監(jiān)制��

7.1 文書檔案案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內(nèi)文件目錄、備考表的監(jiān)制權(quán)屬于各級檔案局。��

7.2 在卷皮封底的下部應(yīng)印上“由××檔案局監(jiān)制”的字樣。